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Creare ed Utilizzare le Etichette in GMail







 

Le etichette sono un ottimo strumeto per catalogare i messaggi in GMail. Se siamo abituati ad utilizzare un client di posta come potrebbero esserlo Outlook Live Mail o Thunderbird, all'inizio le etichette ci lasceranno un po' spaesati, in quanto nei client citati, le mail vengono fisicamente sposate, per essere organizzate, nelle varie cartelle.

In GMail il funzionamento è un po' diverso, perchè sebbene le etichette possano rappresentare le cartelle dei classici client di posta, il loro funzionamento è un po' differente. In Gmail ogni singola e-mail, infatti, non si trova "in un'unica cartella", ma si può "trovare in diverse cartelle" in quanto possiamo applicarle più di una etichetta; anche la segnatura "Posta In Arrivo" è un'etichetta. Ok, vi ho confuso le idee.... ma era solo per fare il paragone con le cartelle... 

 

Attualmente in Gmail si può utilizzare una divisione semi-automatica e comunque in parte configurabile dei messaggi in posta in arrivo che è mostrata nell'immagine seguente. In ogni caso questa suddivisione non interferisce con le etichette e sarebbe solo una "cosa in più" che, sinceramente, a me non piace molto! 

 

gmailEtichetteAutomatiche

 

Questa suddivisione si ottiene impostando la visualizzazione "Predefinita" in GMail come indicato nell'immagine seguente:

 

visualizzazioniPostaInArrivoGmail

 

e si può personalizzare cliccando sul tasto '+' indicato nell'immagine a inizio articolo (infatti compare una finestra riportata sotto), oppure tramite le impostazioni di GMail. 

 

impostazioniVisualizzazionePredefinitaGmail

 

In ogni caso, come anticipato, questa visualizzazione non mi piace e preferisco utilizzare quella chiamata "Email Speciali In Alto", che suddivide la casella posta in arrivo in due parti: quella in alto per le e-mail contrassegnate come speciali (con la stellina) e lasciate in "Posta in Arrivo", una parte in basso dove ci sono tutte le altre mail appartenenti alla casella "Posta in Arrivo". 

Per tornare al discorso delle etichette, per chiarire come funzionano, possiamo immaginare che tutti i messaggi di posta risiedano in un unico "posto" e possiamo etichettarne ognuno con uno o più "cartellini" per poi richiamare tutti quelli di un singolo gruppo.

 

Di default ci sono alcune etichette che non gestiamo noi; almeno non per l'applicazione ai messaggi, anche se possiamo gestirene la visualizzazione o meno nell'elenco sul lato sinistro dell'interfaccia di Gmail. Tramite questo link ci possiamo spostare nella gestione delle etichette, altresì raggiungibile dalle impostazioni di Gmail. Qui possiamo vedere che le etichette sono raggruppate in diversi gruppi:

  • Etichette del sistema: Sono quelle che esistono di Default fra cui troviamo anche "Posta In Arrivo".. eh, si, anche questa è un'etichetta!
  • Categorie: Sono quelle utilizzate per la suddivisione per la visualizzazione della "Posta InArrivo" in modalità "Predefinita"
  • Cerchie: Sono quelle ricevute dai contatti presenti nelle diverse cerchie di Google+
  • Etichette: Sono, finalmente, le etichette personalizzate che possiamo applicare, anche più di una, ad ogni singolo messaggio per ritrovarli quando serve. Vediamo poi alcuni esempi.

 

Per ripetere il funzionamento delle etichette ipotizziamo di avere tutti i messaggi insieme, raccolti in un unico contenitore, ad ogni messaggio sono aggiunti uno o più cartellini, le nostre Etichette, con i quali è possibile recuperarli suddivisi nei differenti gruppi di appartenenza. E' chiara come definizione? Non so effettivamente se mi sono spiegato bene :-( 

 

 

 

Logica delle Etichette Personalizzare

In questa parte dell'articolo, voglio mostrare un esempio che ci aiuti a capire come creare un'etichetta, personalizzarne la visualizzazione e gestirne anche il raggruppamento, con categorie e sottocategorie di etichette.

Per ritornare al paragone con le cartelle, si creano le etichette annidate come se fossero delle sotto directory del file system in cui archiviare messaggi, ma con la differenza che un messaggio potrebbe trovarsi all'interno del gruppo dei messaggi contenuti in questa sotto cartella, ma sarebbe altresì visualizzabile nella cartella al livello superiore (se etichettato anche con questa label) oppure addirittura in un'altra cartella se etichettato con un'altra label. L'esempio spero chiarisca questo concetto che è complicato a spiegarsi, ma molto semplice ed intuitivo una volta visualizzato!

Supponiamo di voler archiviare i messaggi relativi alle prenotazioni per le ferie e quindi creare un'etichetta "Ferie", poi all'interno di questa suddivisione, vogliamo dividere i messaggi in base all'anno in cui queste ferie sono state fatte (creeremo le etichette "2013" e "2014". All'interno di questa suddivisione vogliamo però indicare anche a quale singolo evento o viaggio le e-mail delle prenotazioni si riferiscono.

Parallelamente vogliamo raggruppare questi messaggi anche sulla base di ciò a cui sono riferite, per esempio creeremo le etichette "Prenotazioni Hotel" e "Prenotazioni Viaggi" al di sotto dell'etichetta "Prenotazioni". La situazione è rappresentata dall'immagine che segue, per ribadire la differenza con le cartelle del file system di un tradizionale client di posta ho usato una rappresentazione  "a file system" :

 

alberoEtichette

 

 

La differenza nell'utilizzo delle etichette consiste nel fatto che una singola e-mail, per esempio quella della conferma di prenotazione di un albergo, potrebbe essere classificata con tutte le seguenti etichette:

 

AssergnazioneEtichetteMail

 

e può comparire ogni volta che si richiama uno di questi raggruppamenti. Differentemente, se fosse in una cartella fisica nel file system di un client tradizionale di posta elettronica, questa mail sarebbe archiviata in un unico di questi posti e per trovarla dovremmo navigare nel file system fino a raggiungerla "fisicamente" (fra virgolette per la logica di funzionamento del file system).

 

 

Creare e Personalizzare le Etichette

  • Andiamo nelle impostazioni (icona ad ingranaggio) di Gmail e selezioniamo il tab Etichette.
  • Spostiamoci nella sezione Etichette e da qui possiamo gestire le etichette che abbiamo già creato, modificandole, eliminandole o selezionando se mostrarle o meno nel menù sulla sinistra dell'interfaccia grafica di GMail.
  • Per creare una nuova etichetta basta utilizzare il tasto "Nuova Etichetta" seguire la procedura.
  • Possiamo annidare le etichette spuntando la casella "Nidifica etichetta in:" e selezionando l'etichetta che deve contenere quella nuova.
  • Confermiamo cliccando su "Crea" ed ecco creata la nostra etichetta, pronta per essere applicata ai messaggi manualmente oppure in automatico grazie ai filtri. Qui la guida per i filtri automatici.

 

Ecco come dovremmo vedere la sezione Etichette  nelle impostazioni di Gmail ricreando l'esempio descritto con i relativi possibili settaggi di ogni etichetta:

 

etichetteEsempioDescritto

 

 

All'inizio la suddivisione delle e-mail con le etichette potrebbe creare qualche disagio in quanto utilizza una logica un po' diversa dal consueto, ma poi, una volta abituati (e si fa presto!) il pensare di gestire le e-mail in una suddivisione a directory non sarebbe più concepibile!!! Provare per credere!

 

 




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